Ratschläge zum effektiven Zeitmanagement
© Helmut Richter, 03. 2001
Die nachfolgenden Ratschläge zu einem effektiven Zeitmanagement resultieren aus eigener Erfahrung, werden aber auch sämtlich in den angegebenen Quellen als wichtige Faktoren für eine erfolgreiche Arbeit genannt.

1. Planung ist alles - aber immer nur schriftlich.
 Die wichtigste Hilfe zur effektiven Zeitplanung ist die schriftliche Fixierung der nächsten Ziele, unterschieden in:

Ich habe es mir angewöhnt, in der Weihnachtszeit einen Plan für das kommende Jahr zu schreiben, in dem monatsweise die längerfristigen Ziele und Vorhaben aufgelistet sind.
Jeden Monatsanfang wird dieser Plan (er liegt in einer Mappe auf dem Schreibtisch) gelesen, ergänzt und aktualisiert, dann werden die Vorhaben für den nächsten Monat daraus gefiltert.
Der Wochenplan entsteht immer Sonntags für die kommende Woche und enthält
a) eine Übersicht der geplanten Unterrichtsinhalte
b) eine Zusammenstellung der aktuelle Termine und Vorhaben
Der Tagesplan enthält letztlich die Vorhaben für den jeweils nächsten Tag, er entsteht täglich im Rahmen der Unterrichtsvorbereitung. Hierbei ist es nützlich, physiologisch Bedingte Leistungsschwankungen zu berücksichtigen: 8.00 – 10.00       maximale Leistungsfähigkeit
14.00 – 15.00     Leistungstief
17.00                 zweites Leistungsmaximum
Dinge, die nicht erledigt wurden oder werden konnten, werden "fortgeschrieben", also dem nächsten Plan zugeschlagen.

2. Keine Drucksituationen entstehen lassen

Aufgaben beizeiten und im Idealfall sofort (am gleichen Tag) erledigen, nichts verschieben oder aufstauen lassen, nicht in Handlungsdruck geraten. Nur dann ist ein entspanntes und selbstbestimmtes Arbeiten gewährleistet. Viele Dinge müssen – unabhängig von der eigenen Motivation – erledigt werden, dann ist es gleichgültig, ob heute, morgen oder nächste Woche...

Meine persönliche Erfahrung: wenn etwas aufgeschoben wird, wird es in aller Regel zu spät oder gar nicht erledigt. Der Volksmund hat dies durch entsprechende Sinnsprüche belegt.

Sollte trotzdem eine Drucksituation entstanden sein: Prüfen, was wesentlich ist, was zur Not verschoben werden kann. Sollte nach Erledigung des Wesentlichen noch Zeit bleiben, dann sofort die verschobenen Dinge bearbeiten. In der Literatur findet man dazu die A-B-C- Analyse ( A = sofort erledigen, B= kann etwas warten, C= kann länger warten oder delegiert werden).

Wichtig: Niemals "Rollovers" machen, also alles an einem Tag erledigen wollen. Das bringt sehr wenig und ist vom Ergebnis her qualitativ meist minderwertig.

Übrigens: man sollte alle 30 min eine kurze Pause und alle 2 Stunden eine längere Pause einlegen, um die Konzentration zu erhalten. Pausen an einem anderen Ort verbringen und für ausreichend frische Luft sorgen.
 

3. Konzentration "auf das Eine"

Bei wichtigen Dingen nicht ablenken lassen, Telefon und Medien ggf. abstellen.
Es gibt sehr selten konzentrierte Arbeit mit Musik- oder Fernseher im Hintergrund. Dies ist nur bei "Nebenarbeiten" (Aufräumen, sortieren....) sinnvoll.
 

4. Jeden Tag den Schreibtisch "aufräumen"

Ein sehr wichtiger Punkt: Nichts ist demotivierender als ein überladener und unübersichtlicher Schreibtisch Besonders günstig ist es, bestimmte Plätze für gleichartige Vorgänge zu reservieren: z.B. links: unerledigtes, Planungen usw., Mitte: aktuelles, Schreib- und Informationsmaterial, rechts: erledigtes, Postausgang usw. Organisationsmittel wie Ablageschalen und Dokumentenmappen verbessern die Übersicht und erleichtern den Zugriff. Feste Plätze für Hilfsmaterialien (Stifte, Kleber usw.) sollten selbstverständlich sein.

5. Immer vorbereitet an den Schreibtisch gehen

Was will ich jetzt erreichen? Man kann Leerlaufzeiten (Warten an der Ampel, Zugfahrten usw., siehe auch Punkt 6) dazu nutzen, die Arbeit am Schreibtisch im Geiste vorzubereiten. Auf keinen Fall sollte man sich ohne konkretes Ziel (mit zeitlichem Aspekt) zur Arbeit hinsetzen – das ist vertane Zeit.

6. Zeitlücken füllen

Leerlaufzeiten für Nebenarbeiten (Kopieren, Bibliographieren....) oder für die geistige Vorbereitung nutzen. Wertvollstes Gut ist "Zeit am Stück".

7. Klare Trennung von Arbeits- und Freizeit.

Um Überlastung zu vermeiden, sollten Arbeitszeit und Freizeit klar getrennt werden. Jeder Mensch hat Anspruch auf Erholungszeit, die muss man sich auch – nach getaner Arbeit und besonders am Wochenende– gönnen.
Günstig ist in diesem Zusammenhang:

8. Versuchen, den Tages- und Wochenablauf zu ritualisieren

... um in einen "Trott" zu geraten, der einem unnötiges Nach- oder Vordenken erspart. Beispiel:

9. "Zeitverschwender" enttarnen und beseitigen

Viel Zeit verbringt man mit Tätigkeiten, die unnütz sind oder "gebündelt" werden können. Ordnungssysteme vermeiden überflüssiges Suchen, die Zusammenlegung von Terminen erspart unnötige Wege- und Wartezeiten usw.
 


Literatur:
Rückriem/Stary/Franck Die Technik wissenschaftlichen Arbeites, Paderborn, Schöningh UTB 1980
http://www.psychol.uni-giessen.de/abteil/paedglo/osinet/paedagog/instrukt/studtech/zeitmana.htm
http://www.joekunsch.com/pdf-dateien/Zeitkartecomb.pdf
Regula D. Naef Rationeller Lernen lernen, Weinheim, Beltz – Verlag 1985
Helmut Dittrich Jeder kann Karriere machen, München, Humboldt-Verlag 1990